二級行政助理 (executive assistant II) 的主要工作, 是協助助理課程主任 (program manager) 及課程主任 (program director) 處理文書的工作, 包括課程宣傳、招生、錄取、註冊、選科、時間表、課室、考試、成績、證書、預算、等等的安排。 而此職級的入職最低學歷要求是舊制中學會考5科及格 (包括中、英文) 。 但是在30位二級行政助理的同事中, 有超過60%是擁有大學學士學位, 而且他們在入職之前, 已經累積了幾年的工作經驗, 而且有幾位同事已經開始修讀碩士課程。 可能有同事會覺得, 這職級的要求與實際不對稱。
我認為, 不管此職級入職的同事學歷有多高、經驗如何豐富, 他們仍然需要時間與實務去掌握每項工作的運作, 所謂「家有家規」。 再者, 所有工作均需要與不同持份者 (stakeholders) 合作與溝通, 包括同事、老師、學生、等等。 還有, 每個課程或工作小組都存在一些歷史性及新出現的問題, 所謂「家家有本難唸的經」, 都需要時間去了解及學習應對的方法, 是欲速則不達的。 還記得在上世紀70及80年代中文大學及理工學院的會計專業畢業生, 當他們進入國際八大會計師事務所 (即現今四大會計師事務所的前身) 當見習審計員時, 可能被指派做一些很普通的工序, 包括影印、抄寫文件及數據等, 這些看似是「無關痛癢」的工作, 其實都可以學習到一些東西。 所以在任何職場裡, 並沒有「重要」與「不重要」的工作, 而只有「正確」與「不正確」的工作態度, 因為任何工作都是打好基礎的機會。
在職場中, 不難遇到有些同事, 不單只有學歷、有經驗, 而且工作勤力, 但往往好像得不到賞識, 未能升遷, 久而久之, 會變得有點氣餒, 甚至有怨言, 認為懷才不遇。
2005年8月, 我加入香港大學專業進修學院(HKU SPACE), 成為會計學部主任。 一個月後, 學部新聘請了一位副學士剛畢業的學生Joyce為臨時文員, 協助一位課程主任開辦新學期課程。 還記得當時辦公室工作間非常緊張, 她第一天上班只可以在兼職老師休息室內的一張電腦桌上工作。 Joyce雖然工作一直都很勤奮、願意接受新挑戰及加班工作，但一年之後, 她才被正式簽約為二級行政助理, 繼續協助會計學部課程的支援工作。
儘管工作壓力漸增, 她仍利用工餘時間進修管理學學士學位課程，還榮獲一級榮譽學士學位呢！
在她工作這四年裡, 她曾連續兩年申請升級面試, 但未能成功, 她甚為失望。 閒談中得知她對升職的失敗感到挫敗，甚至覺得是次失敗是能力的否定, 但我安慰她說: 「 未能夠升職的原因可能有很多, 有些是並非妳可以控制得到, 但最重要的是, 妳要繼續堅持妳的努力及表現, 終有一天會出現伯樂的。」 結果，Joyce終於如願以償, 兩年之後被獲進升為一級行政助理, 並於同年九月再獲升遷往HKU SPACE 人文及法律學院成為課程行政助理, 比7年前的二級行政助理職位提升了四個職級。 所以，只要堅持信念，默默耕耘，總會有成功的一天。
游紹永博士
香港科技專上書院財務長及學術顧問
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21/02/2024